Privacybeleid BBV

Buurtbusvereniging Buurse- Haaksbergen en Omstreken

Beheer persoonsgegevens

De Buurtbusvereniging Buurse- Haaksbergen en Omstreken beheert een ledenlijst met persoonsgegevens van haar leden.

Op 25 mei 2018 treedt de “Algemene verordening gegevensbescherming” (AVG) in werking. Deze verordening is reeds in 2016 vastgesteld door de Europese Unie. Bij het in werking treden van de AVG vervalt de “Wet bescherming persoonsgegevens” (WBP) en moet worden voldaan aan de regelgeving volgens de AVG. Toezicht op naleving wordt gedaan door de autoriteit persoonsgegevens (AP).

Op grond daarvan moet onder meer het beheer en het gebruik van persoonsgegevens door de vereniging worden vastgelegd.

Dit document beschrijft het beheer en de maatregelen, die getroffen zijn om te voldoen aan de nieuwe regelgeving.

Gegevens:

  1. De BBV Buurse- Haaksbergen en Omstreken beheert een database met gegevens van leden/ chauffeurs, zowel de actieve chauffeurs als de chauffeurs ( LVV-ers)die op 76-jarige leeftijd moeten stoppen met het rijden op de Buurtbus.
  2. De database staat op de PC van de secretaris van de BBV Buurse- Haaksbergen en Omstreken.
    De secretaris is de enige die rechtstreeks toegang heeft tot de gegevens van de leden /chauffeurs.
  3. In de database worden van de leden de volgende gegevens bewaard.
    Er kunnen daarin drie groepen worden onderscheiden:

    • De “echte” persoonsgegevens:
      Voorletters, Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam, Straatnaam, Huisnummer, Postcode, Woonplaats, Geboortedatum, Datum Lid, jaar lid, Datum beëindiging, Datum medische keuring , Datum medische herkeuring, Soort rijbewijs en geldigheidsduur, Man/Vrouw, Telefoon, Mobiel, Email,
    • Administratieve gegevens:
      Volgnummer in database dat wordt gebruikt voor de inroostering in de weekroosters, Lid van welk busteam , Lidsoort: chauffeur ( CL)  chauffeur en bestuurslid BCL , Chauffeur bestuurslid en team coördinator (BCCL), Lidstatus (Actief of Passief), Beschikbaarheid voor te rijden,
    • Aanvullende administratieve gegevens:

Functies, Soort lid, Relatienr,

  1. De Chauffeursgegevens zijn afkomstig van het formulier “checklist gegevens chauffeurs”, dat door de chauffeur bij aanvang vrijwilligerswerk bij de BBV wordt ingevuld. De secretaris verwerkt deze gegevens in de database.
  2. De lidgegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden:
    • Mailadres voor verzending weekrooster, uitnodigingen vergaderingen en versturen infobulletins of anderszins naar de leden. De mails worden altijd onder BCC verstuurd.
    • Bankrekeningnummer wordt door de penningmeester gebruikt voor betaling van de reiskosten van de chauffeurs.
      De daartoe noodzakelijke gegevens worden door de secretaris doorgegeven aan de penningmeester die de financiële administratie van de vereniging verzorgt.

Uitleg over het gebruik van beschikbare gegevens staat in de privacy verklaring op website van de BBV.

Op de betreffende formulieren staat steeds een verwijzing naar deze privacy verklaring.

Omdat aangetoond moet kunnen worden, dat door invulling en versturen van de “checklist gegevens chauffeurs” de betreffende persoon aan de BBV Buurse- Haaksbergen en Omstreken toestemming geeft de gegevens te verwerken en op te slaan, staat op het formulier een zinsnede: “Ik ga akkoord met de lidmaatschapsvoorwaarden.” met daarbij een vakje waarin verplicht een vinkje moet worden geplaatst.
Om aantoning mogelijk te maken, moeten formulieren worden bewaard. Papieren formulieren mogen worden gescand en digitaal worden opgeslagen.

  1. Toegang tot gegevens.                                                                                       De secretaris van de BBV Buurse- Haaksbergen en Omstreken heeft volledige toegang tot alle gegevens van de leden van de BBV.
    De penningmeester krijgt van de secretaris de gegevens die nodig zijn voor de betaling van de reiskosten.De coördinatoren krijgen van de Secretaris de gegevens die nodig zijn om een chauffeur te kunnen inplannen en contact te kunnen houden: Naam , Voornaam , Mobiel nummer, emailadres en ID nummer uit de database.
    Om te voldoen aan de verantwoordingsplicht plaatst De BBV bij de betreffende formulieren op een website en op de overeenkomstige formulieren op papier een verwijzing naar de lidmaatschapsvoorwaarden en een verwijzing naar de privacy verklaring van de BBV.
    Met daarbij op de website een verplicht aan te vinken vakje waarmee de invuller te kennen geeft, dat hij zich akkoord te verklaren met de lidmaatschapsvoorwaarden.
    En op het papieren formulier bij de ondertekening een vermelding, dat de invuller zich door invulling en opsturen van het formulier akkoord verklaart met die voorwaarden.
  2. Verstrekken van gegevens
    Ledenlijsten worden nooit aan derden verstrekt.
    Ook individuele adresgegevens worden niet aan derden versterkt.
  3. Verzoek tot wijziging van gegevens.
    Een lid kan wijzigingen in de opgeslagen gegevens doorgeven.
    Dat kan per mail of
  4. Verzoek om inzage in de gegevens.
    De leden hebben het wettelijke recht inzage te krijgen in alle over hen opgeslagen gegevens.
    Op verzoek krijgen ze dan een tabel toegestuurd met in de eerste kolom de naam van het betreffende veld in de database en in de tweede kolom de inhoud van het veld uit het record behorend bij het lid.
    Zo mogelijk per e-mail anders per briefpost. Altijd aan het adres zoals vermeld in het betreffende record in de database.
  5. Verzoek gegevens te verwijderen.
    Een lid kan verzoeken alle betreffende gegevens te verwijderen uit de database inclusief alle kopieën en backups.
    In principe worden dan in het record de persoonsgegevens gewist.
    In de privacy verklaring op website staat opgesomd welke gegevens wel langer bewaard zullen worden.
  6. Meldplicht datalek.
    De vereniging meldt een lek zelf, als het is opgetreden binnen de eigen administratie aan AP.
  7. Bewaartermijn van verouderde gegevens.
    Gegevens van actieve leden worden nooit verwijderd.
    Van leden, die hebben opgezegd, zijn geschorst of zijn overleden worden gegevens vanaf die datum nog 10 jaar bewaard. De daadwerkelijke verwijdering vindt dan plaats op 1 januari daar op volgend.
    Op dat moment zal geen bijzondere inspanning worden verricht om de betreffende gegevens ook te verwijderen uit alle backups en kopieën.
  8. Data protection impact assessment (DPIA):
    De vereniging is niet verplicht een DPIA uit te voeren, omdat niet systematisch en grootschalig zeer gevoelige gegevens worden verwerkt.
  9. Functionaris voor de gegevensbescherming (FG):
    De vereniging is niet verplicht een FG aan te stellen, omdat de vereniging geen overheid is, individuen niet grootschalig volgt en omdat geen bijzondere (gevoelige) persoonsgegevens worden verwerkt.

Privacy Verklaring                             Buurtbusvereniging Buurse- Haaksbergen en Omstreken.

  • Op 25 mei 2018 treedt de “Algemene Verordening Gegevensbescherming” (AVG) in werking.
  • Deze verordening is reeds in 2016 vastgesteld door de Europese Unie. Bij het in werking treden van de AVG vervalt de “Wet bescherming persoonsgegevens” (WBP) en moet worden voldaan aan de regelgeving volgens de AVG.
  • De Buurtbusvereniging (BBV) Buurse- Haaksbergen en Omstreken beheert voor de uitvoering van haar taak persoonsgegevens van haar de leden en zal moeten voldoen aan de eisen zoals geformuleerd in de AVG.
  • Toezicht op naleving wordt gedaan door de autoriteit persoonsgegevens (AP)
  • Op grond daarvan is het beheer en het gebruik van persoonsgegevens door de vereniging worden vastgelegd.
  • In het document “beheer persoonsgegevens” is het beheer en de maatregelen die getroffen zijn om te voldoen aan de nieuwe regelgeving beschreven.

De BBV Buurse- Haaksbergen en Omstreken zal persoonlijke gegevens van haar leden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandelen en beveiligen.

Verwerking van persoonsgegevens.

Wanneer u lid bent/ wordt of deelneemt aan de activiteiten van de BBV Buurse- Haaksbergen en Omstreken, dan worden de door u versterkte gegevens vastgelegd. De BBV gebruikt die gegevens alleen voor de uitvoering van haar taak:

Het doen rijden van de Buurtbus in de breedste zin en organisatie en informatie van en over verenigingsactiviteiten.

Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden.

Opgeslagen worden de volgende persoonsgegevens:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum- en plaats
  • Adresgegevens
  • Rijbewijsgegevens
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer (voorzover noodzakelijk)
  • Foto met eigen informatie t.b.v. smoelenboek (niet publiek)

Daarnaast worden aanvullend administratieve gegevens opgeslagen:

  • Status en soort lid
  • Beschikbaarheid en roosters
  • Datum medische keuring en geplande vervolgkeuring
  • Datum indienst- en uitdienstreding
  • Omschrijving functie

Uw rechten volgens de Wet bescherming persoonsgegevens.

  • Recht van verzet: op verzoek zal toezending van het informatie worden stopgezet.
  • Recht op inzage: op verzoek ontvangt u een overzicht van alle persoonsgegevens, die door de BBV Buurse- Haaksbergen en Omstreken zijn vastgelegd.
  • Recht op correctie: indien vastgelegde persoonsgegevens niet juist blijken te zijn, zullen wij deze op uw verzoek aanpassen.
  • Recht op verwijdering van gegevens: op verzoek zullen de genoemde persoonsgegevens worden gewist.
  • U kunt dit via een mailbericht aan de secretaris melden.

Bewaartermijn.

Gegevens als hiervoor genoemd worden volgens voorschrift tot 10 jaar na beëindiging van het lidmaatschap onder beheer van de secretaris bewaard.

Gebruik van cookies.

Op en nog te ontwikkelen website van de BBV Buurse- Haaksbergen en Omstrekene wordt geen gebruik gemaakt van zogenaamde cookies. En ook geen andersoortige “tracking” middelen.
Op de server van de website wordt alleen bijgehouden hoe vaak pagina’s bezocht worden.

Websites.

Op een website van de BBV zullen persoonsgegevens van leden en informatie over de uitvoering van het vervoer voor uitsluitend de leden versleuteld beschikbaar zijn.

Verwijzingen naar andere websites en media.

Op een website van de BBV treft u links aan naar andere websites, welke dienen te bevordering van de informatieverstrekking aan passagiers en leden voor het uitvoeren van het gecontracteerde Openbaar Vervoer middels de Buurtbus, waaronder ook verwijzingen naar een aantal sociale media onder beheer van de BBV, waarop ook melding wordt gemaakt van de verenigingsactiviteiten.

Vragen.

Vragen of opmerkingen over ons privacybeleid kunt u telefonisch of via e-mail via de secretaris aan ons richten.

Wijzigingen.

Als daartoe een noodzaak blijkt, dan zal deze verklaring worden aangepast.
Voor de actuele tekst kunt u altijd deze pagina raadplegen.

Opgemaakt en gedateerd 25 Mei 2018.